「1回目からのモノの見直しと定着をしたいです」。
以前、歯科全体片付けサポートに入りました歯科クリニック様よりご依頼をいただき、沖縄県の歯科クリニック様へ行ってまいりました。
発注管理の素晴らしい仕組みがすでにできている、その実際とは⁉
今回、片付け研修&実際の片付けのレポートをお届けいたします。
沖縄県那覇市の八木歯科様へ
今回ご依頼いただいたのは沖縄で開院されて70年、4代目院長の八木茂明先生です。
当院では患者様お一人お一人に合わせた治療方法をわかりやすく説明し、ご納得の上治療を行っていきます。
患者様の負担を減らし、最大限の効果を引き出せるよう、治療だけでなく生活習慣も含めアドバイスさせていただいています。
（八木歯科様ウェブサイトより）
１回目は4月に入り、歯科全体で一気に不要なものを出して、適切な収納を行いました。
2回目のテーマは「在庫管理」。
日々の発注業務や、届いた後の物品の収納の話を伺い、当日オリジナルの研修を行います。
遠方のため、オンラインで事前ヒアリングを行い、八木先生と片付けチームリーダーのTさんと直前までやり取りを行いました。
建物が2階建てでそれぞれに診察室があるため、当日は地元で活躍中の片付けのプロのライフオーガナイザー®１名に入ってもらいます。
前日に那覇入りして担当の方に院内を説明してもらい、イメージを共有して当日を迎えました。
まずは片付け研修から行います
八木歯科さんは午後を休診にされて、片付け研修から行いました。
八木先生やスタッフさんに「実際の片付けの順番」を復習がてらお伝えして、今回行うことを5つのステップで説明していきます。
うんうん、とうなづきながら聞いてくださり、「これはどうでしょう？」と先生からも質問がでていろんな選択肢が出たりと、ゴール設定に向けての共通理解が深まる時間となりました。
八木歯科様の発注管理、ここがすごい！
八木歯科様では
・物品の発注は月1回でまとめて行う
そのため、以前4日ほどかけてスタッフのTさんを中心に
『発注物品の一覧表を作成』
をされたとのこと！
この一覧表を作成したことで
というメリットしかない発注管理がすでにできていました。
やまだ在庫一覧表を作っているところは私が入った歯科の中で八木歯科さんだけでしたよ！
ただ、たまに発注するものがでたり、発注担当が決まっているため自分の業務以外の物品はあまり把握していないことで、「どこにあります？」と探すことが多々あるそう。
そこで、すでに確立されている発注管理に合わせて「さらに楽にカンタンに」できるご提案を研修内で提案させていただき、今回やってみることになりました。
さあ、みなさんでいよいよ片付けスタートです！
クリニック全体で片付けます
今回は「受付」「1階診察室」「1階滅菌室」「2階診察室」「技工室」をそれぞれに分かれて片づけることになりました。
各所スタッフさんを数人配置して片づけていきます。
片付け中の様子はこちら
まずはじめにある共通事項の設定からはじめました。
「ここはトラで」「ここはナマケモノで」
何を決めていたのか、スタッフさんだけの秘密です(≧▽≦)
受付では文房具、カルテ、診察券、物販品などこまごまとしたものを出しては分けていきました。
売れている物販とそうでないもの、どれだけここに必要なのかも一緒に考えていきます。
「これ要るかな～？」「これはちょっと古いですね」
「これ使ってないね」「こんなところにあったんだ！」
先生もご自身の場所を見直しながら、各場所まわって不要と判断された物品を最終確認していきます。
1回目にくらべると少なかったようですが、2回目でも結構な量の処分品がでたようです。
片付けた場所をみんなで見に行きます
片付け終了後、各箇所を全員で見て回ります。
収納場所の変更や今後の課題などがそれぞれ伝えられていきました。
「これは3か月に1回売れるかどうかです」「売り切って終了にしましょう」
「この場所は～」「無理に使わなくてもいいね」
「ここにはこのように収納しました」「ラベルシールも貼りました」
「不要な説明書は処分して棚があきました」「このように発注カードも貼りましたので確認お願いします」
それぞれの担当個所を回るたびに、
「すごい！」「変わったね～」「わかりやすい！」
笑顔と拍手がでる様子に、胸いっぱいになりました…（感涙）。
片付けビフォーアフター写真
一度全部出して棚を拭きあげています。
一時置きされていた歯の模型は、下のように棚に収められました。
技工物がスライドトレー内にきれいに収納されました。
空けておきたかった場所にはものが何もなくなり、ラベリングもばっちりです！
「使うところに使うものがある」「どこに何があるかわかる」「誰でも発注ができて収めることができる」
そんな歯科へと最適化完了です。
今回のサポート内容
院長とスタッフさん総勢11名、「片付け研修1時間＋実際の片付け3時間」で無事終了となりました。
片付けアシスタント1名に入ってもらいました。
お客様の声
八木先生より
「2回目をやると、より皆の意識統一が測れ片付け自体はスムーズにできました。
更には在庫の見直しもできたので前回よりレベルアップしました。
まずは院内のシステム(片付けや、在庫整理等)に自信が持てない所や、明日美さんは他の医院での良し悪しを見てるので、
プロから見た医院の利点決定が明確になるんで少しでも不安あればサポートを体験してみて下さい。」
スタッフTさんより、
2回目でしたが、いらないの仕分けをしたりと意外にも片付ける物が多かったと実感しました。
1回掃除してるからそんなに片付け必要ないかも？と少し甘くみていました（汗）。
スタッフみんなの片付けのモチベーションも高いなと思いました！
それぞれの担当の場所を責任持って片付けてキレイにしていくスタッフに嬉しくなりました。 1回目以上に分かりやすく使いやすくなっています。 ありがとうございます！
半年ぶりに会ったとは思えない親近感で、打ち合わせから楽しく当日を迎えられました(^^)
明日美さんの明るさのおかげです☺ありがとうございました！
終了後、皆様と。
Best one team‼
今回もありがとうございました！そしてお疲れ様でしたー！！
歯科専門の片付けがなぜ必要なのか
何年も歯を放置していてもうどうにもならない状況になると、完治まで時間も受診もお金もかなりかかってしまいますよね。
何年も見直ししない職場環境も同じで、片付けるにもスタッフだけでは多大な負荷がかかり、どんな状況が最適と言えるのかわからないもの。
第三者を入れることで、現状把握からゴールまで最短の時間と労力で最適化された環境が叶います。
また大幅なコスト削減と作業効率の向上化が上昇します。
歯科クリニック専門片付けサポートとは？
歯科クリニック専門片付けサポートは、
先生とスタッフさん全員がより安心安全に働きやすい環境になるよう、片付け研修と実際の片付け作業をフォローするサービスです。
あるべき場所にモノがある
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そんなストレスフリーな職場環境で、安定経営にもつながるきっかけに。
愛知から出張も可能です。
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滞在中の様子あれこれ
アシスタントに入ってくださったライフオーガナイザー®のまえはらみのりさん。本当にお世話になりました！
片付け前に素敵な古民家カフェでランチをご一緒しました。へちまの豚肉巻き！おいしかったです☺
ご自宅の片付けに困っている沖縄の皆様、ぜひ片付けサポートしてもらってください！
まえはらさんのInstagramはこちら☟
魔除けというより魔物感すごいシーサー（右）と出会いました。
国際通り。11月中旬で名古屋を出発したときの気温は7度。着いたら那覇26度。暖かい…。
半袖の方もちらほら。
海では泳げない感じだけど、過ごしやすい気温でゆっくり回るのにいい季節ですね。
沢山のご縁をありがとうございましたー！！
