今回「今よりさらに楽にできる在庫管理を行いたい」とのご希望で、新たな発注カードの作成サポートに入りました。
適切な在庫管理に欠かせない発注カード。
実際の様子を今回ご紹介いたします。
発注カードとは？
発注カードとは、よく使う消耗品の在庫管理に使用されるカードです。
品名、発注点、発注量、最大在庫量、発注先、発注方法、価格、納期などの情報を記載します。
大量の物品を抱える歯科医院では、発注に欠かせないアイテムの1つです。
在庫管理の方法は医院によって様々ですが、今後のデジタル在庫管理を導入する前段階としても発注カードの存在は大きいものとなっています。
ご依頼いただきました歯科クリニック様
ご依頼いただいたのは、愛知県安城市にあるせきれい歯科クリニック様。
お写真お借りしました。
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Googleの口コミ評価も大変高く、新しい技術と丁寧な診察で予約が取りにくい大変人気の歯科クリニック様です。
従来の発注カードの問題点
せきれい歯科クリニック様では、すでに発注カードを導入されていて各物品に設置済みでした。
発注用ホワイトボードに「発注前」「発注済み」とスペースを分けて貼っていて、とても分かりやすい仕組みができています。
一方で、現在の発注カードだと「情報が足りない」「発注カードが紛失する恐れがある」などの改善点がありました。
今後、電子カルテ化を導入予定とのこと。
加えて、物品の在庫管理もできるだけ簡略化していきたいとのご希望も伺っていました。
使用されている発注カードでは、「わかる人にしかわからない」「情報が古い」ものであったため、ヒアリングに伺った際に次のようにご提案させていただきました。
やまだ発注カードを差し替えませんか？
在庫管理のデジタル化に向けて避けて通れないアナログな作業、それは全在庫の一覧表を作ること。
また、発注時期はそれぞれ歯科医院によって考え方が違うため、今回最適な発注カードに差し替えておくことで、日々の発注と在庫管理に滞りなくできるとの判断からでした。
歯科全体片付けの4時間枠では、発注カードの差し替えだけで終わってしまうことが予想されたため、「今ある発注カードを全部新たなものに差し替える」だけにお時間を割いていただくことになりました。
当日の様子
私が作成した発注カードを500枚持参し、発注依頼を行うホワイトボードにはる際に落ちないように「マグネットシート」を貼っていきます。
当日は、在庫管理に関わるスタッフさんに入っていただき、一か所ずつ手分けして新たな発注カードに必要な情報を記載していきました。
この発注カード1枚で、
誰でもいつでも発注できる
物品到着後、元の場所に誰でも戻せる
ことができるようになります。
ポイントは「誰でもできる」というところ。
「発注数いくつ？」「どこに戻すの？」といった探す時間や手間が一切なくなります。
発注カードのビフォーアフター
バーなど細いものの発注カードの設置は、スタッフさんが「カードリングに通してひっかける」アイデアを出してくださりこのようになりました。
見た目もすっきりで素晴らしいです！！
他にも…
物品に括れるものは、輪ゴムを通してこのように発注カードを設置したりしました。
いただいたご感想
太田彰院長から
「見た目もすっきりしていいですね！」
間處侑佳先生から
「おかげさまで、助手さんも衛生士さんも仕事ができすぎて、私の仕事がなくて困ります（苦笑）
衛生士、助手さんともに全員一致でやってもらってよかった ありがとうございますとのことです」
スタッフさんから
「大きく書きやすくなりました」
「安心して戻すことができるようになりました」
「どこに返すか明確なのでストレスが減りました」
とご感想をいただきました。
職場環境の改善が、経費削減や職員のメンタルヘルスの貢献に大きく寄与すると、片付けに入って感じています。
大変優秀なスタッフさんと意見交換をしながらの作業は大変楽しく、学び多いものとなりました。
太田院長、侑佳先生、ご依頼ありがとうございました！
今回のサービス内容
今回は「事前ヒアリング」と「4時間のサポート」そして「発注カードの作成サービス」をご利用いただきました。
4時間で発注カードは250枚を超えるものに差し替えることができました。
まだつけられていないものもあり、時間をとってスタッフさんが差し替えてくれるとのことで終了となりました。
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