サクラさん自宅にある紙の資料、数年そのままでめちゃくちゃ場所をとっていて困っています…。
プリントやレジュメの紙資料。長年溜めていると結構な量になり、収納場所も取るし雑然とした空間になってしまう…
そんな風に悩んでいたりしませんか？
私も同じように悩んでいまして、この悩みを解決するため、今回新たにあるスキャナーを投入しました。
「スキャナーは紙の整理の救世主となり得るか否か」。
今回、使ってみた印象も含めてご紹介します。
・「いつかまた使うかもしれない」紙資料をクラウドで管理
・データ整理の考え方がしっかりと仕組み化できていると無双
スキャナーのメリット
購入したのはスキャンスナップというスキャナーです。
このスキャンスナップを投入することでどんなメリットがあるのか考えてみました。
・紙をデータ化して空間スッキリ
・クラウドにあげればいつでもデータが見られる
・スキャンしたデータをすぐ転送できる
・子供の書道の紙だってデータ化
・名刺や写真もデータ化
色々できることは他にもたくさんあるのですが、IT初心者の方にはこれだけできるなら、めちゃくちゃ良さそうな機能ではないかと感じるのではないでしょうか。
実際、私が望んでいたこともこれくらいで、購入後も十分要望を満たしてくれました。
スキャンスナップを買った経緯
私はデータより紙で見たい派で、数年前までモノは減らしても取説は全部取っていました。
心配性なこともあってレジュメや資料をそのまま持っていたんですが
やまだ今はいらないな…でもまた使うかもしれないし…
そう思って何年も紙の資料をとっておいていました。
そんな「いつか使うかもしれないから置いておきたい」を叶えてくれたのが、当時使っていたクラウドアプリ「Evernote」とScanSnap iX 100でした。
見た目はラップのよう。形も市販のラップと変わらないサイズ感でした。
どんなふうにScanSnap iX100を使った？
レジュメや資料をScanSnap iX100でスキャン
↓
スキャンデータをEvernoteに送る
↓
Evernoteに送ったままだとバラバラして見にくいから、Evernote側で「ノートブック」（PCでいうフォルダ）を手打ち作業でEvernote上に作る
↓
ラベリングして見やすく整理する
この流れで、3年分の資料800枚ほどをEvernoteに入れた経緯があります。
ScanSnap iX100は「片面を一枚ずつスキャン」というシンプルな機能なので、時間がかかってもいいわという人、本を断裁して大量データ化しない人にはちょうど良い機能とサイズ感です。
その後、Evernoteの仕様が変わり使いづらさを感じた（データもまるっときえたノートブックもあった涙）ことで、Evernoteから同じクラウドアプリの「Googledrive」に4時間ほどかけて全データをお引越ししました。
ScanSnap iX1600の2台目投入した理由と使い方
ix100では、アプリ上のGoogledriveのアカウント切り替え（自分と家族用）が面倒だったので、アカウント別それぞれで使えるix1600を2年後に投入しました。
↑ホワイトもあります
自分が望む保存先に紙書類をスキャンできました。
スキャンスナップには「プロファイル」というものを設定して、データの行き先を決めることができます。
ScanSnap iX1600 のスキャンデータの移行先（我が家の場合）
自分用のデータ→家族のGoogledriveへ
家族のデータ→家族のGoogledriveへ
起業用の保管データ→起業用①のGoogledriveへ
起業用の今使っているもの→起業用②のGoogledriveへ
夫が残しておきたい紙→家族Googledriveの夫フォルダへ
子どもが残しておきたい紙→家族Googledriveのそれぞれ子どもフォルダへ
プロファイル、Googledriveのみ。爆
一応、用意されている「ScanSnap Cloud」も設定しているのですが、直接Googledriveにスキャンデータが入った方が操作が楽なので、あちこち保存先を移動しなくていいように、Googledriveで今のところ統一しています。（登録しているGoogledriveアカウントは3つ）
ix1600の機能の3分の１も使えてない印象ですけど、もう達成感半端ないです。
本を断裁してスキャンしてデジタルブック化したい人には間違いなくix1600おすすめですね。
あと、紙の領収書をスキャンしてクラウド会計ソフトに連動できるそうです。（私は手打ち入力でやりますが）
個人宅だけなく、小規模オフィスにix1600置いてアカウント切り替えながらそれぞれ会社データをスキャンするとかデータ転送するとかメール添付するとか、超絶便利な感じです。
スキャンスナップを使ってみて感じたこと
今回、あらたにスキャンスナップを追加購入し設定してみたのですが、初期設定は確かに簡単でした。
しかし、つまづいたのが、
「このデータはこのGoogledriveに入れたい」という設定の切り替えがうまくいかず、検索に時間がかかったことと、（出来なさ過ぎてブチきれてしまい、一日放置する始末）
スキャンを両面設定にしていて、「スキャンしたい方を下にする」をしらず、いつまでもGoogledriveに反映されない…という基本的なミスのおかげで1時間ロス。
長いトレイのおかげで大量スキャンが可能。しかし、平べったいプラスチックカードなどは構造上スキャンできません。
カードなど曲げずにスキャンしたいものがあれば、ix100に軍配が上がります。
初期設定はノートパソコンで行いましたが、スマートフォンやタブレットでもできるそうです。
このようなスキャナーは、小さな「わからない」「できない」が積み重なると、途端にこれ使えないってなる印象も強く感じました。
片付けの考え方で行くと、スキャナーは「収納用品」と同じ立ち位置。
「何を入れたくてこれを使うのか」。
まず「入れたいもの」がはっきりしていないと、すんごい高い置物と化しますので要注意です。（スキャナーに限らずですが）
スキャンスナップは紙の整理の救世主か？
「スキャンスナップは紙の整理の救世主となり得るか」
という問いに対しては
「イエス」です。
ただ条件付きで
「クラウドアプリを普段から使っている人」
「データ整理の考え方がしっかりと仕組み化できている人」
向きだと今は感じています。
私のように、とりあえずとっておきたいというのであれば、Googlekeepなどのメモアプリにパシャパシャ写真とって残しておくのが一番簡単。
でも、撮影によっては影が入ったりして見づらくなるので、メモアプリはあくまで「とりあえず」、きれいに見やすくフォルダ化したいのであればスキャナー一択です。
ITスキルが乏しいと情報整理も困難に!?
さて…
「ここまで読んでちょっと何言ってるかわからん山田さん、私には難しすぎて使いこなせそうにない」
そう感じていらっしゃる方もいるかもしれませんね…
ITスキルないし面倒くさいかも・・・・もっと楽に管理できる方法ないの・・・
あなたがそう感じているのならお気持ちわかります。分かりますが、
「お金ないんです。でもお金の勉強とかしたことないし、したくないんです。でもお金欲しいんです。」
と言っていることと同じではないでしょうか。（ズバリごめんなさい）
知識がないことで、安易な投資話に載って財産なくしたり「面倒くさいからいいか」って無駄なお金払っていてもよしとする
それでいいなら何もいいませんが、それが嫌なら自分とご家族を守るためにも最低限のIT知識と整理方法は必要ではないかと思うのですが、あなたはいかがでしょうか？
・見たら処分
・とりあえずボックスに突っ込む
・壁に貼りまくる
・ファイルに入れる
・スキャンしてスマホでも見られるようにする
・家族の紙書類もデータ化して家族と情報を共有する
どの選択も正解ですし、自分が納得（家族もできる）ならそれがベストです。
スキャンスナップを買って良かった？
仲良くなるまでに時間はかかりましたが（私のスキルの問題です）スキャンスナップは便利。
我が家での投資は正解でした。
これから家族にも使い方を伝えて、家族それぞれ管理できる仕組み化をしていきます(^_-)-☆
追記）2023年現在はScanSnap iX1600のみ
この記事を書いたのが2022年。
ScanSnap iX100はこの1年使わなかったので売却しました。
今はScanSnap iX1600のみ使って十分機能しています。ご報告まで。
↑ホワイトもあります
やまだこちら1冊あると基本から応用までわかるので超おすすめです！☟
