片付くヒント

スキャナーは紙の整理の救世主となり得るか否かを考えてみた

プリントやレジュメの紙資料。長年溜めていると結構な量になり、収納場所も取るし雑然とした空間になってしまう…そんな悩みを解決するため、今回新たにあるスキャナーを投入しました。「スキャナーは紙の整理の救世主となり得るか否か」。今回、使ってみた印象も含めてご紹介します。
 
 

「これがしたい」。スキャナーを買った理由

購入したのはスキャンスナップというスキャナー。このスキャンスナップを投入することでどんなメリットが起こるのか。
 
・紙をデータ化して空間スッキリ
・クラウドにあげればいつでもデータが見られる
・スキャンしたデータをすぐ転送できる
・子供の書道の紙だってデータ化

・名刺や写真もデータ化

色々できることは他にもたくさんあるのですが、IT初心者の方にはこれだけできるなら、めちゃくちゃ良さそうな機能ではないかと感じるのではないでしょうか。


実際、私が望んでいたこともこれくらいで、十分要望を満たしてくれました。

スキャンスナップを買った経緯

私はデータより紙で見たい派で、数年前までモノは減らしても取説は全部取っていました。心配性なこともあってレジュメや資料をそのまま持っていたんですが
 

今はいらないな…でもまた使うかもしれないし…

 

スキャンスナップ

そんな「いつか使うかもしれないから置いておきたい」を叶えてくれたのが、当時使っていたクラウドアプリ「Evernote」とScanSnap  iX 100でした。

スキャンスナップ
見た目はラップのよう。形も市販のラップと変わらないサイズ感。
ScanSnap  iX 100商品説明はこちらから

 
まず、自分がとっていたレジュメや資料をScanSnap iX100でスキャンして、スキャンデータをEvernoteに送る→Evernoteに送ったままだとバラバラして見にくいから、Evernote側で「ノートブック」(PCでいうフォルダ)を手打ち作業でEvernote上に作る→ラベリングして見やすく整理する
 

ということで、3年分の資料800枚ほどをEvernoteに入れた経緯があります。

ScanSnap iX100は「片面を一枚ずつスキャン」というシンプルな機能なので、時間がかかってもいいわという人、本を断裁して大量データ化しない人にはちょうど良い機能とサイズ感です。

 
その後、Evernoteの仕様が変わり使いづらさを感じた(データもまるっときえたノートブックもあった涙)ことで、同じクラウドアプリの「Googledrive」に4時間ほどかけて全データをお引越ししたのが去年でした。

スキャンスナップ2台目投入した理由と使い方

ix100では、アプリ上のGoogledriveのアカウント切り替え(自分と家族用)が面倒だったので、アカウント別それぞれで使えるix1600を投入しました。
 
スキャンスナップ
 
 

保存設定を3日に分けて少しずつ変えて、自分が望む保存先に紙書類をスキャンできました。

スキャンスナップには「プロファイル」というものを設定して、データの行き先を決めることができます。(プロファイルとは、原稿をスキャンする読み取り設定、イメージデータの保存先、および連携するアプリケーションが設定されたファイルのこと)

ScanSnap iX1600 のスキャンデータの移行先(我が家の場合)

自分用のデータ→家族のGoogledriveへ
家族のデータ→家族のGoogledriveへ
起業用の保管データ→起業用①のGoogledriveへ
起業用の今使っているもの→起業用②のGoogledriveへ
夫が残しておきたい紙→家族Googledriveの夫フォルダへ
子どもが残しておきたい紙→家族Googledriveのそれぞれ子どもフォルダへ

プロファイル、Googledriveのみ。爆

一応、用意されている「ScanSnap Cloud」も設定しているのですが、直接Googledriveにスキャンデータ行ってもらった方が操作が楽なので、あちこち保存先を移動しなくていいように、Googledriveで今のところ統一しています。(登録しているGoogledriveアカウントは3つ)
 
ix1600の機能の3分の1も使えてない印象ですけど、もう達成感半端ないです。
 
本を断裁してスキャンしてデジタルブック化したい人には間違いなくix1600おすすめですね。あと、紙の領収書をスキャンしてクラウド会計ソフトに連動できるそうです。(私は手打ち入力でやりますが)
 
個人宅だけなく、小規模オフィスにix1600置いてアカウント切り替えながらそれぞれ会社データをスキャンするとかデータ転送するとかメール添付するとか、超絶便利な感じです。

スキャンスナップを使ってみて感じたこと

今回、あらたにスキャンスナップを追加購入し設定してみたのですが、初期設定は確かに簡単でした。

しかし、つまづいたのが、「このデータはこのGoogledriveに入れたい」という設定の切り替えがうまくいかず、検索に時間がかかったことと、(出来なさ過ぎてブチきれてしまい、一日放置する始末)

スキャンを両面設定にしていて、「スキャンしたい方をにする」をしらず、いつまでもGoogledriveに反映されない…という基本的なミスのおかげで1時間ロス。
 


長いトレイのおかげで大量スキャンが可能。しかし、平べったいプラスチックカードなどは構造上スキャンできません。

自分だけ、カードなど曲げずにスキャンしたいものがあれば、ix100に軍配が上がります。どこでもスキャンできる身軽さがあるix100、これからもあなたは一軍です。

初期設定はノートパソコンで行いましたが、スマートフォンやタブレットでもできるそうです。→ScanSnapをモバイル機器で使用するには

このようなスキャナーは、小さな「わからない」「できない」が積み重なると、途端にこれ使えないってなる印象も強く感じました。
 
片付けの考え方で行くと、スキャナーは「収納用品」と同じ立ち位置。
 
何を入れたくてこれを使うのか
 
まず「入れたいもの」がはっきりしていないと、すんごい高い置物と化しますので要注意です。(スキャナーに限らずですが)

スキャンスナップは紙の整理の救世主か?

「スキャンスナップは紙の整理の救世主となり得るか」
 

という問いに対しては

「イエス」です。

ただ条件付きで

「クラウドアプリを普段から使っている人」

「データ整理の考え方がしっかりと仕組み化できている人」

 

向きだと今は感じています。
 
私のように、とりあえずとっておきたいというのであれば、Googlekeepなどのメモアプリにパシャパシャ写真とって残しておくのが一番簡単。
 
でも、撮影によっては影が入ったりして見づらくなるので、メモアプリはあくまで「とりあえず」、きれいに見やすくフォルダ化したいのであればスキャナー一択です。

ITスキルが乏しいと情報整理も困難に!?

さて…
「ここまで読んでちょっと何言ってるかわからん山田さん、私には難しすぎて使いこなせそうにない」
 
そう感じていらっしゃる方もいるかもしれませんね…


ITスキルないし
面倒くさいかも・・・・もっと楽に管理できる方法ないの・・・

 
あなたがそう感じているのならお気持ちわかります。分かりますが、
 
「お金ないんです。でもお金の勉強とかしたことないし、したくないんです。でもお金欲しいんです。」
 
と言っていることと同じではないでしょうか。(ズバリごめんなさい)
 
 
知識がないことで、安易な投資話に載って財産なくしたり「面倒くさいからいいか」って無駄なお金払っていてもよしとする
 
それでいいなら何もいいませんが、それが嫌なら自分とご家族を守るためにも最低限のIT知識は必要ではないかと思うのですが、あなたはいかがでしょうか?
 
 
・見たら処分
・とりあえずボックスに突っ込む
・壁に貼りまくる
・ファイルに入れる
・スキャンしてスマホでも見られるようにする
・家族の紙書類もデータ化して家族と情報を共有する
どの選択も正解ですし、自分が納得(家族もできる)ならそれがベストです。
 
 

もし、今一つ今の紙やデータ整理に自信がない、入れっぱなしでどう整理していいかわからない

あなたがそう感じていたら、「情報整理基礎講座」で今一度「何を残しどこに何を入れる」を考えるきっかけに。

5月18日 初回開催にてモニター価格で開催いたします

スキャンスナップを買って良かった?

 

仲良くなるまでに時間はかかりましたが(私のスキルの問題です)スキャンスナップは便利

我が家での投資は正解でした。

 
これから家族にも使い方を伝えて、家族それぞれ管理できる仕組み化をしていきます(^_-)-☆
 
ABOUT ME
山田明日美
夫、2人の子供の4人暮らし。 愛知県長久手市在住 起業ママ専門片付けコンサルタント 整理収納アドバイザー 何の実績もない一主婦から講師業で起業、片付けノウハウを起業タスクに生かし、月商7桁を達成。起業女性の社会進出支援と次世代への片付け教育をライフワークとしている。テレビ・ラジオ出演やコラム執筆、自宅片付けアイデアが全国配信されるなどメディア出演も多数。 「片付けで起業ママを応援し、女性がもっと輝く社会を実現する」を掲げ日々活動中。
error: Content is protected !!